Кайдзен: Тиімді жоспарды қалай құрамыз?
Көбіміз жоспар құрсақ, тізім жасап, сомен жұмыс бітіретініміз анық. Шаруа тәмам болса, үстін сызып немесе ☑️ қойып келесі жұмысқа көшеміз. Алайда ол тәсіл көптеген факторды ескермейді.
IDoneThis компаниясының зерттеу жұмыстарының нәтижесі бойынша, кәсіпкерлердің 2/3 бөлігі істер тізімін жүргізеді, бірақ жоспарланған жұмыстың 41%-ы ешқашан орындалмайды. «To Do List танымал болғанымен, ұстанған жолыңыздан адастырып әкетуі мүмкін», – дейді Кевин Круз, «15 секретов тайм-менеджмента, которые знают успешные люди» кітабының авторы.
Time management-тің және жеке дамудың ең тиімді жолдарын зерттеу барысында Круз 200-ден астам миллиардермен, Олимпиада жеңімпаздары, үздік студент және кәсіпкерлермен сөйлесіп, олардан кеңес алады. «Олардың ешқайсысы істер тізімін жасау туралы ештеңе айтқан жоқ» – дейді ол.
Себебі, бұл істер тізімі, әдетте, үш негізгі проблемаға ие:
- To Do List жұмыс уақытын есепке алмайды. Адам алдымен тізімдегі жұмыстардың ішіндегі ең тез аяқталатынын жасап, ал ұзақ уақыт алатындарды кейінге қалдырып, үлгермей қалады.
- Ол шұғыл (срочный) және маңызды деп бөлмейді. Біз шұғыл мәселелерге назар аударамыз, бірақ шынымен маңызды мәселелерді елемейміз.
- Ол стреске әкеледі. Адамдар аяқталмаған тапсырмаларды есте сақтау арқылы, көңілі түсіп, стреске кіреді.
- Проблеманы көрсетпейді. Жасалмай қалған істердің неліктен жасалмай жатқанын, мәселе неде екенін түсіну қиын.
Іздене келе сіздерге бизнесмен, қоғам белсендісі Марғұлан Сейсембайдың кайдзен жүйесіне негізделген жоспар құру стратегиясына көзім түсті.
Бұл жүйенің басқа жоспар (тізбекті жоспар) құру жүйелерінен ерекшелігі:
- Ойыңызға визуализация жасаңыз.
- Жоспарды қағазға жазып, оны тақтаға, қабырғаға ілу арқылы сіздің дене мүшеңіздің барлығы жоспар жасау барысында қозғалыста, ой үстінде болады.
- Сіз көрмеген, көзіңізге елестетпеген жоспарды бақылай алмайсыз және жүзеге асыра алмайсыз. Ал қағазға түсіріп, қабырғаға жабыстыру арқылы сіз миыңызды босатып, жоспарды көзіңізбен көресіз.
- Нәтижеге жету арқылы бақытты болу.
Жоспар құру барысы:
- Ең алдымен арман, мақсат, тілектеріңіздің барлығын қағазға (стикер) жазыңыз. Бір стикерге бір ғана әрекет жазасыз, яғни әрқайсысын жеке-жеке. Ойыңыздан кетпей қойған, мазалап жүрген барлық қалауларыңызды жазыңыз. Басыңызда ешқандай уайым қалмауы керек. Қағазға жазылмай қалған жасау керек заттар, арман-мақсаттар т.б. қалмау керек. Қағазға түсіру арқылы сіз миыңызды жеңілдетесіз.
- Ендігі кезекте стикерлерді екі топқа бөліңіз. Олар: «Мен қалаймын» және «мен жасауға міндеттімін». Осы екі топқа бөлу арқылы сіз арман-мақсаттарыңызды нақтылайсыз.
- Екіге бөлінген арман-мақсаттарды үш түрлі сүзгіден өткіземіз. Олар: «мені бақытты етеді», «қоғамға пайдалы» және «қоршаған ортаға пайдалы». Осы сүзгілерден өткізу арқылы сіз қағазға жазған армандарыңызды не үшін және кім үшін жасайтындығыңызды шешесіз. Бұл фильтрден өтпеген стикерлерді қоқысқа жіберіңіз.
- Фильтрден өткен стикерлерді «тұлғалық даму», «отбасы», «бизнес, жұмыс» «қоғамдық істер» және «хобби» деп беске бөліңіз. Бес топқа бөлінген стикерлерге бес түрлі түс беріңіз және стикерлерді өз орнына қою арқылы сіз істеріңізді айқындай түсесіз.
Бұл алға қойған жоспарды топтастыру,жинақтау әрі бір қалыпқа келтіру. Жоспарды әрі қарай қалай жылға, айларға бөліп құру керек.
Ары қарай фильтрден өткен стикерлерден 2021 жылы жасайтыныңызды «жасау керек» жеген бөлімге қоямыз. Айлық жоспарда басталып, алайда жұмыстың күрделілігіне байланысты бірнеше айға жоспарланған істерді «жоспарланды» деген бөлімге қойыңыз.
Одан соң айлық жоспарды төмендегідей алты бөлікке бөлеміз. Мұнда «іс өзгенің тарапында» деген сіз қолыңыздан келгенін жасап, өзгелер тарапынан атқарылуы тиіс істер. Ал «іс менің тарапымда» деген менің атқаруым керек, тек бүгін орындалмайтын істер. Бұл екі бөлімді былай түсіндірейік. Мысалы, сіз құжаттарға қол қойдыру керексіз. Құжаттарды қол қоятын адамға табыстадыңыз. Іс өзге адамның тарапына көшті. Ал ол кісі өз жұмысын аяқтап, құжаттарды қайта сізге берген кезде жұмыс қайта сіздің тарапыңызға көшеді. Сіз жұмысты аяқтауыңыз керек, тек бүгін емес. Бұл іс әзірге «сіздің тарапыңызда» бола тұрады.
Жасап біткен істерді «жасалынды» бөліміне қойыңыз. Ай аяқталған кезде жасап біткен істерді жыл жоспарындағы «жасалынды» бөліміне көшіресіз. Осылайша сіз аяқтаған істеріңізді көзбен көріп, уақыт өткен сайын жігерлене түсесіз. Естен шығармаңыз: кейбір адамдар кішкентай істердің орындалып жатқанын байқамайды. Ал жетістікке жетудің басты қағидасы – ұсақ-түйектерге мән беруде.
Дайындаған Дінмұхамед Русланұлы
